Γιατί όταν στέλνετε ένα email πηγαίνει στα ανεπιθύμητα (Spam);

Υπάρχουν πολλοί λόγοι, που μπορεί ένα email που στέλνετε να καταλήξει στο φάκελο με τα ανεπιθύμητα μηνύματα (junks, spams) του παραλήπτη και να μείνει αδιάβαστο. Κάτι που μπορεί να δημιουργήσει διάφορα προβλήματα λειτουργίας της επιχείρησής σας, όπως καθυστέρηση παραγγελιών, μείωση πωλήσεων, επανάληψη εργασιών, ένταση, εκνευρισμό κλπ.

Μπορεί να στείλετε το ίδιο email σε διαφορετικούς παραλήπτες και μόνο σε έναν ή σε κάποιους και όχι σε όλους, το μήνυμα να πάει στα ανεπιθύμητα. Αυτό γίνεται γιατί ο αλγόριθμος του κάθε email provider (google, yahoo, microsoft κλπ) έχει διαφορετικά φίλτρα προκειμένου να προστατεύσει τους παραλήπτες και αποφασίζει αυτόματα καταρχήν αν το email σας θα γίνει αποδεκτό (αν δεν γίνει, θα σας επιστρέψει με ένα μήνυμα που εξηγεί το γιατί) και κατόπιν αν θα παραδοθεί στο inbox ή στο spam folder.

Τι να κάνετε για να μην πηγαίνει το email σας στα ανεπιθύμητα;
Πρόβλημα στο περιεχόμενο
Το περιεχόμενο του email για να γίνεται αποδεκτό από τους email provider σαν ασφαλές μήνυμα και όχι spam, είναι απαραίτητο να τηρεί τους παρακάτω κανόνες:
να μην είναι κενό το πεδίο θέμα (subject)
να μην περιέχει μια σκέτη εικόνα χωρίς καθόλου κείμενο ή με ελάχιστο κείμενο
να μην έχει πολλά ορθογραφικά λάθη ή πολλά κεφαλαία γράμματα ή πολλά σύμβολα
να μην αναγράφονται στο κείμενο σας κάποιες «επικίνδυνες λέξεις», όπως η λέξη SPAM
να μην στέλνετε πολλές εικόνες ενσωματωμένες στο κείμενο
να μην έχει πολλούς συνδέσμους (links)
να μην έχει link προς σελίδα με HTTP πρωτόκολλο ασφαλείας (είναι σύνηθες λάθος, που εμφανίζεται σε εταιρικές υπογραφές που δεν έχουν αλλάξει, όταν άλλαξε το πρωτόκολλο σε HTTPS)
να μην έχει πολλούς παραλήπτες

Ρυθμίσεις διακομιστή εξερχομένης (outgoing server)
Είναι σημαντικό ο διακομιστής εξερχομένης αλληλογραφίας να είναι ρυθμισμένος σε κρυπτογραφημένη σύνδεση (encrypted connection) με χρήση SSL (Secure Sockets Layer) και όχι χωρίς κρυπτογράφηση.

Ενέργειες από παραλήπτη
Κάτι που θα βοηθήσει, είναι ο παραλήπτης να επισημάνει στον πάροχο του ότι το email σας, δεν είναι ανεπιθύμητο ή ακόμα καλύτερα να προσθέσει το email σας στη λίστα των επαφών του. Αν αυτό γίνει από αρκετούς παραλήπτες (με διαφορετικά IPs), είναι σίγουρο ότι θα έχετε πολύ καλύτερο αποτέλεσμα.

Κακής Ποιότητας IP παρόχου ίντερνετ
Για να συνδεθείτε στο Ίντερνετ, ο πάροχός σας, σας δίνει μια διεύθυνση IP (Internet Protocol).
Για να βρείτε την IP σας, κάντε κλικ εδώ: My IP
Για να ελέγξετε την ποιότητά της, κάντε κλικ εδώ: Mxtoolbox

Αν υπάρχουν κόκκινες ενδείξεις, σημαίνει ότι έχει χαρακτηριστεί για κακές ενέργειες στο παρελθόν και έχει συμπεριληφθεί στις μαύρες λίστες (black lists), κάτι που επηρεάζει την αποστολή του email σας. Μπορείτε να κλείσετε το router σας και να το ξανανοίξετε, ώστε να σας δοθεί ένα νέο IP. Το ξαναδοκιμάζετε, εάν είναι καθαρό. Αν μετά από αρκετές προσπάθειες δεν μπορείτε να βρείτε καθαρό IP, επικοινωνήστε με τον πάροχό σας (Cosmote, Vodafone, Wind κλπ).

Δυστυχώς τα περισσότερα IPs από τους παρόχους στην Ελλάδα είναι συνήθως blacklisted.

Κακής Ποιότητας Διακομιστής (server)
O κάθε διακομιστής (server) έχει μια συμπεριφορά όσον αφορά τα emails που στέλνονται από αυτόν, η οποία καταγράφεται από τους server των παραληπτών. Αν στο παρελθόν έχουν σημειωθεί διάφορες ύποπτες ή περίεργες ενέργειες (αποστολές spam emails), o server έχει αποκτήσει κακή φήμη (reputation) και τα φίλτρα ελέγχου είναι αυστηρότερα.
Η συμπεριφορά του server δεν εξαρτάται μόνο από το δικό σας email, αλλά απ’ όλους τους λογαριασμούς ηλεκτρονικής αλληλογραφίας, όλων των domain names που φιλοξενούνται στον server.
Μπορείτε να ελέγξετε την ποιότητα του διακομιστή που φιλοξενείται το εταιρικό σας email στο εξής εργαλείο: Mxtoolbox

Αν υπάρχουν κόκκινες ενδείξεις, σημαίνει ότι έχει επισημανθεί και καταχωρηθεί ως blacklisted.

Είναι σύνηθες, οι IPs server εταιρειών που παρέχουν φιλοξενία με πολύ χαμηλό κόστος να είναι συνεχώς blacklisted.